Přeskočit na hlavní obsah

Správa organizací v obchodním procesu

Organizace (Account) je firemní zákazník - společnost, se kterou obchodujete. Organizace obsahuje veškeré údaje o firmě a je centrem všech obchodních vztahů.

Role organizace v obchodním procesu​

Organizace je klíčová entita, ke které se váží:

  • Kontakty - všechny kontaktní osoby u zákazníka
  • Obchodní příležitosti - všechny aktivní i uzavřené obchody
  • Nabídky - cenové nabídky pro zákazníka
  • Faktury - vydané faktury
  • Projekty - realizované projekty
  • Smlouvy - uzavřené smlouvy

Základní údaje organizace​

Identifikační údaje​

  • Název firmy - oficiální název společnosti
  • IČ - identifikační číslo
  • DIČ - daňové identifikační číslo
  • IČ DPH - pro plátce DPH

Kontaktní údaje​

  • Email - hlavní firemní email
  • Telefon - ústředna nebo hlavní linka
  • Web - webová stránka společnosti

Adresy​

  • Fakturační adresa - pro vystavování faktur
  • Doručovací adresa - pokud se liší od fakturační

Obchodní údaje​

  • Typ organizace - Zákazník, Dodavatel, Partner, Potenciální zákazník
  • Průmysl - odvětví působnosti
  • Velikost firmy - počet zaměstnanců
  • Roční obrat - obchodní objem (volitelně)

Vytvoření organizace​

Automaticky z leadu​

Při konverzi leadu se organizace vytvoří automaticky.

→ Více o konverzi leadu

Ruční vytvoření​

  1. Klikněte na "Vytvořit organizaci"
  2. Vyplňte základní údaje:
    • Název firmy
    • IČ, DIČ (systém může automaticky doplnit data z ARES)
    • Adresu
    • Kontakt
  3. Nastavte Typ organizace
  4. Uložte záznam
ARES integrace

Pokud máte aktivní ARES integraci, po zadání IČ se automaticky doplní název firmy, adresa a další údaje z registru.

Typy organizací​

Potenciální zákazník​

Firma, která projevila zájem, ale zatím není zákazníkem.

Zákazník​

Aktivní zákazník, se kterým už máte uzavřený obchod.

Partner​

Obchodní partner, se kterým spolupracujete.

Dodavatel​

Firma, od které nakupujete produkty nebo služby.

Konkurent​

Pro sledování konkurence (volitelně).

Hierarchie organizací​

AutoCRM umožňuje vytvářet hierarchii organizací:

Mateřská společnost

  • ABC Holding a.s.

Dceřiné společnosti

  • ABC Výroba s.r.o.
  • ABC Logistika s.r.o.
  • ABC IT s.r.o.

Výhody hierarchie​

  • Přehled celé skupiny firem
  • Sdílení kontaktů mezi dcéřinými společnostmi
  • Agregované reporty za celou skupinu

Propojené entity​

U každé organizace máte přehled o:

Kontaktní osoby​

Seznam všech kontaktů u zákazníka. Můžete označit primární kontakt - hlavní osobu pro komunikaci.

→ Více o kontaktech

Obchodní příležitosti​

Všechny aktivní a uzavřené obchody s danou organizací.

Nabídky​

Cenové nabídky vystavené pro organizaci.

→ Jak vytvořit nabídku

Faktury​

Vydané faktury a jejich stav (zaplaceno/nezaplaceno).

Historie komunikace​

  • Emaily
  • Telefonáty
  • Schůzky
  • Úkoly

Propojení v systému​

Vytvoření nabídky pro organizaci​

Z detailu organizace​

  1. Otevřete detail organizace
  2. Klikněte na "Vytvořit nabídku"
  3. Vyberte Kontakt (konkrétní osobu)
  4. Přidejte položky nabídky
  5. Uložte a odešlete

Nabídka je automaticky propojená s Organizací i Kontaktem.

→ Více o nabídkách

Více přiřazených uživatelů​

U jedné organizace můžete mít přiřazeno více uživatelů:

  • Hlavní vlastník - zodpovědná osoba
  • Další přiřazení uživatelé - kolegy, kteří s organizací spolupracují

To umožňuje týmovou spolupráci na jednom zákazníkovi.

Více přiřazených uživatelů

Detailní informace o této funkci najdete v dokumentaci: 📖 Více přiřazených uživatelů

Best practices​

Kompletní identifikační údaje​

Vždy vyplňte IČ, DIČ a fakturační adresu. Je to klíčové pro bezproblémovou fakturaci.

Správný typ organizace​

Nastavte správný typ - usnadní to filtrování a reporty.

Propojení kontaktů​

Vždy propojte kontaktní osoby s organizací. Budete mít přehled o všech lidech u zákazníka.

Poznámky​

Zaznamenávejte důležité informace:

  • Platební podmínky
  • Specifické požadavky
  • Historie spolupráce
  • Problémy a jejich řešení

Aktualizace údajů​

Pokud se změní fakturační adresa nebo kontakt, aktualizujte záznam.

Automatizace​

Automatické sledování​

Nastavte automatické sledování nových organizací - dostanete notifikace o změnách.

Workflow pravidla​

Vytvořte pravidla:

  • "Nový zákazník → odeslat uvítací email"
  • "90 dní bez komunikace → upozornit obchodníka"
  • "Nová nabídka → upozornit manažera"

Automatické úkoly​

  • Po vytvoření organizace → "Ověřit IČ a DIČ v ARES"
  • Po uzavření obchodu → "Odeslat smlouvu"

Reporting​

Sledujte:

  • Počet aktivních zákazníků vs. potenciálních
  • Obrat podle organizací - kdo je největší zákazník
  • Průměrná hodnota obchodu u jednotlivých zákazníků
  • Geografické rozložení - podle krajů nebo zemí

Hromadné operace​

V seznamu organizací můžete:

  • Exportovat do CSV/Excel - záložní kopie nebo analýzy
  • Hromadně upravit údaje (např. přiřazení obchodníka)
  • Přiřadit vlastníka - změnit zodpovědnou osobu
  • Přidat tagy - pro kategorizaci
  • Sloučit duplicity - spojit duplicitní záznamy

Detailní dokumentace​

Pro kompletní informace o práci s organizacemi navštivte:

📖 Detailní dokumentace organizací

Zde najdete:

  • Vytváření a správa organizací
  • Hierarchie organizací
  • Více přiřazených uživatelů
  • Propojení s dalšími entitami
  • Hromadné operace
  • Exporty a importy

Související sekce​

Další krok

Po nastavení organizace pokračujte na Vytvoření nabídky.