Přeskočit na hlavní obsah

Práce s kontakty v obchodním procesu

Kontakt je konkrétní kontaktní osoba u zákazníka - obchodní zástupce, ředitel, technický kontakt nebo jakákoliv jiná osoba, se kterou komunikujete.

Role kontaktu v obchodním procesu​

Po konverzi leadu máte vytvořený Kontakt - konkrétní osobu, se kterou budete jednat. Kontakt je klíčový pro:

  • Komunikaci - víte, komu posílat emaily a volat
  • Vztahy - budování osobního vztahu s rozhodující osobou
  • Historie - sledování všech interakcí s danou osobou
  • Nabídky - vytváření nabídek adresovaných konkrétní osobě

Základní informace o kontaktu​

Kontakt obsahuje:

Osobní údaje

  • Titul, jméno, příjmení
  • Pozice ve firmě
  • Email, telefon
  • LinkedIn profil (volitelně)

Propojení

  • Organizace - firma, kde osoba pracuje
  • Obchodní příležitosti - aktivní obchody s touto osobou
  • Nabídky - cenové nabídky pro tento kontakt

Komunikace

  • Historie emailů
  • Záznamy telefonátů
  • Naplánované schůzky
  • Úkoly související s kontaktem

Typy kontaktů v obchodním procesu​

Hlavní kontakt​

Primární osoba pro komunikaci, většinou obchodní zástupce nebo projektový manažer na straně zákazníka.

Rozhodující osoba​

Osoba s rozhodovací pravomocí - ředitel, majitel firmy, CFO.

Technický kontakt​

IT specialista, technický ředitel - pro technické konzultace.

Fakturační kontakt​

Osoba z účtárny pro řešení fakturace a plateb.

Vytvoření kontaktu​

Automaticky z leadu​

Při konverzi leadu se kontakt vytvoří automaticky.

→ Více o konverzi leadu

Ruční vytvoření​

  1. Klikněte na "Vytvořit kontakt"
  2. Vyplňte základní údaje:
    • Jméno a příjmení
    • Email
    • Telefon
    • Pozice
  3. Propojte s Organizací - vyberte firmu zákazníka
  4. Uložte záznam
Vždy propojte s Organizací

Kontakt by měl být vždy propojen s Organizací. Budete pak vidět všechny kontaktní osoby dané firmy na jednom místě.

Komunikace s kontaktem​

Odesílání emailů​

Z detailu kontaktu můžete:

  • Odeslat email přímo z AutoCRM
  • Email se automaticky propojí s kontaktem i organizací
  • Historie emailů zůstává k dispozici

Plánování schůzek​

Vytvořte schůzku s kontaktem:

  • Nastavte datum a čas
  • Pozvěte další účastníky
  • Přidejte popis a agendu
  • Schůzka se propojí s kontaktem i organizací

Záznamy telefonátů​

Po telefonátu vytvořte záznam:

  • Datum a čas hovoru
  • Téma a výsledek
  • Poznámky k dalším krokům
  • Propojení s kontaktem

Více kontaktů u jednoho zákazníka​

U jedné Organizace můžete mít několik Kontaktů:

Příklad:

  • Jan Novák - obchodní ředitel (hlavní kontakt)
  • Petra Svobodová - projektový manažer (technický kontakt)
  • Marie Veselá - účetní (fakturační kontakt)

Označení hlavního kontaktu​

U Organizace můžete označit primární kontakt - osobu, která je hlavním komunikačním bodem.

Kontakt a nabídka​

Když vytváříte nabídku, vždy ji spojte s konkrétním kontaktem:

  1. Otevřete detail kontaktu
  2. Klikněte na "Vytvořit nabídku"
  3. Nabídka se automaticky propojí s kontaktem i organizací
  4. Vyplňte položky nabídky

→ Více o vytvoření nabídky

Sledování aktivity kontaktu​

U každého kontaktu vidíte:

Stream aktivit

  • Poslední emaily
  • Naplánované schůzky
  • Úkoly k dokončení
  • Změny v záznamech

Timeline

  • Chronologický přehled všech interakcí
  • Historie komunikace
  • Vývojové milníky vztahu

Propojení v systému​

Best practices​

Kompletní informace​

Vyplňte všechny dostupné údaje - email, telefon, pozici, LinkedIn. Pomůže to vám i kolegům.

Poznámky k osobě​

Zaznamenávejte poznámky:

  • Jaký má člověk komunikační styl
  • Osobní zájmy (pokud je to relevantní)
  • Preferovaný čas pro telefonáty
  • Důležitá data (narozeniny, výročí)

Aktualizace údajů​

Pokud kontakt změní pozici, email nebo telefon, aktualizujte záznam.

Respektování hierarchie​

Identifikujte, kdo je rozhodující osoba, a přizpůsobte komunikaci.

Sledování interakcí​

Po každé komunikaci přidejte poznámku nebo vytvořte úkol na follow-up.

Automatizace​

Automatické sledování​

Můžete nastavit automatické sledování nových kontaktů - dostanete notifikace o změnách.

Automatické úkoly​

Vytvořte workflow pravidla:

  • "7 dní po vytvoření kontaktu → vytvořit úkol Follow-up"
  • "Po odeslání nabídky → reminder za 3 dny"

Emaily na základě akcí​

  • Po vytvoření kontaktu → odeslat uvítací email
  • Po schůzce → odeslat poděkování a shrnutí

Reporting​

Sledujte:

  • Počet kontaktů u jednotlivých organizací
  • Aktivní kontakty - s kterými jste komunikovali za poslední měsíc
  • Spící kontakty - dlouho nekontaktovaní

Detailní dokumentace​

Pro kompletní informace o práci s kontakty navštivte:

📖 Detailní dokumentace kontaktů

Zde najdete:

  • Vytváření a správa kontaktů
  • Integrace s Google Kontakty
  • Hromadné operace
  • Exporty a importy
  • Pokročilé funkce

Související sekce​

Další krok

Po nastavení kontaktů pokračujte na Správu organizací nebo rovnou na Vytvoření nabídky.