Přeskočit na hlavní obsah

Pokročilé funkce

Hromadné schvalování, historie schválení a pokročilé funkce pro efektivní práci se schvalovacím systémem.

Hromadné schvalování​

Pro schválení více záznamů najednou použijte funkci hromadných akcí.

Postup hromadného schvalování​

  1. V seznamu zaškrtněte záznamy, které chcete schválit
  2. Klikněte na Hromadné akce (tlačítko nahoře)
  3. Vyberte "Schválit" nebo "Zamítnout"
  4. Volitelně přidejte komentář (platí pro všechny vybrané záznamy)
  5. Potvrďte akci
Pozor na hromadné akce

Hromadné schválení funguje pouze pro záznamy:

  • Kde máte oprávnění ke schválení
  • Které jsou ve správném stavu
  • Které čekají na vaši úroveň schválení

Záznamy, které nesplňují podmínky, budou automaticky přeskočeny.

Kdy použít hromadné schvalování​

Vhodné situace:

  • Schvalování běžných výdajů pod limit
  • Pravidelné opakující se žádosti
  • Jednoduchá schválení stejného typu

Nevhodné situace:

  • Vysoké částky vyžadující detailní kontrolu
  • Nestandardní žádosti
  • První schválení nového typu žádosti

Tipy pro hromadné schvalování​

  1. Filtrujte před výběrem:

    • Nastavte filtr podle typu, částky nebo data
    • Vyberte pouze homogenní skupinu záznamů

  2. Kontrolujte výběr:

    • Ověřte počet vybraných položek
    • Ujistěte se, že všechny patří k sobě

  3. Používejte komentáře:

    • Přidejte obecný komentář platný pro všechny
    • Např. "Schváleno v rámci měsíčního rozpočtu"

Historie schvalování​

Každý záznam obsahuje kompletní historii všech schvalovacích akcí.

Panel "Položky schválení"​

V detailu záznamu najdete panel s historií schvalování, který zobrazuje:

Informace o každé úrovni​

  • Schvalovatel - jméno a příjmení osoby, která schválila
  • Datum a čas - přesný čas schválení nebo zamítnutí
  • Úroveň - která úroveň schválení (1, 2, 3, ...)
  • Komentář - poznámka schvalovatele
  • Status - Schváleno/Zamítnuto/Čeká

Audit trail​

Systém zaznamenává kompletní audit trail:

  • Kdo a kdy schválil
  • Kdo a kdy zamítl
  • Všechny komentáře
  • Změny stavu
  • Časovou osu událostí
  • IP adresu a zařízení (pokud je zapnuto)
Neměnnost záznamu

Historie schvalování je neměnná - nelze ji upravit ani smazat. To zajišťuje plnou auditovatelnost procesu.

Zobrazení historie mých schválení​

Pro zobrazení historie všech vašich schválení:

  1. Přejděte do Schválení → Záznamy schválení
  2. Filtrujte podle parametrů:
    • Schválil - váš uživatel
    • Datum - časový rozsah (tento měsíc, tento rok, ...)
    • Status - Schváleno/Zamítnuto/Čeká
    • Typ entity - Výdaje/Faktury/...
  3. Exportujte výsledky do Excelu pro reporting

Export historie​

Kdy exportovat:

  • Měsíční nebo roční reporting
  • Audit nebo compliance kontrola
  • Analýza schvalovacích procesů

Formáty exportu:

  • Excel (XLSX) - pro analýzu v tabulkovém procesoru
  • CSV - pro import do jiných systémů
  • PDF - pro archivaci nebo tisk

Pokročilé filtry​

Filtrování čekajících schválení​

Použijte pokročilé filtry pro zpřesnění výběru:

Podle data vytvoření:

  • Dnes
  • Tento týden
  • Starší než 7 dní (urgentní)

Podle částky:

  • Pod 5 000 Kč
  • 5 000 - 20 000 Kč
  • Nad 20 000 Kč

Podle typu:

  • Výdaje
  • Faktury
  • Smlouvy
  • Nákupní žádosti

Podle oddělení:

  • IT
  • Marketing
  • Finance
  • HR

Uložení vlastních filtrů​

Pro často používané kombinace filtrů:

  1. Nastavte požadované filtry
  2. Klikněte na "Uložit filtr"
  3. Pojmenujte filtr (např. "Urgentní výdaje IT")
  4. Filtr se uloží do vašeho profilu

Reporting a statistiky​

Osobní statistiky​

Zobrazte své statistiky schvalování:

  • Počet schválených žádostí tento měsíc
  • Průměrná doba schválení
  • Počet zamítnutých žádostí
  • Nejčastější typ žádosti

Týmové statistiky​

Pokud máte oprávnění, zobrazte statistiky týmu:

  • Počet čekajících schválení podle schvalovatelů
  • Průměrná doba zpracování
  • Srovnání s předchozím obdobím

Související témata: