Časté otázky a tipy

FAQ, doporučené postupy a tipy pro efektivní používání schvalovacího systému.

Časté otázky

Co když se mi nezobrazuje tlačítko pro schválení?

Možné důvody proč tlačítko nevidíte:

1. Nemáte příslušnou roli nebo oprávnění

   • Ověřte si svou roli u administrátora
   • Zkontrolujte, zda jste členem správného týmu

2. Předchozí úroveň ještě nebyla schválena

   • V případě sekvenčního schvalování čekejte na předchozí úroveň
   • Zkontrolujte historii schvalování

3. Záznam již byl schválen nebo zamítnut

   • Zkontrolujte status záznamu
   • Historie schvalování ukáže kompletní průběh

4. Nejste přiřazeni jako schvalovatel

   • Některá schvalování jsou přiřazena konkrétním osobám
   • Kontaktujte administrátora pro změnu přiřazení

Mohu změnit své rozhodnutí po schválení?

Ne, po schválení nebo zamítnutí nelze rozhodnutí změnit. To zajišťuje integritu procesu.

Řešení pokud potřebujete změnit rozhodnutí:

• Kontaktujte administrátora
• Administrátor může vrátit záznam na předchozí úroveň
• Poté můžete rozhodnout znovu

Jak vidím historii mých schválení?

Pro zobrazení historie:

1. Přejděte do Schválení → Záznamy schválení
2. Filtrujte podle:
   • Schválil - váš uživatel
   • Datum - časový rozsah
   • Status - Schváleno/Zamítnuto
3. Exportujte do Excelu pro reporting

Co když omylem zamítnu záznam?

Pokud omylem zamítnete záznam:

1. Nemůžete rozhodnutí změnit - systém toto neumožňuje
2. Kontaktujte žadatele - vysvětlete situaci
3. Požádejte administrátora - může vrátit záznam k novému schválení
4. Žadatel upraví a odešle znovu - standardní postup

Jak dlouho mám na schválení?

Termín závisí na firemních pravidlech (SLA):

Typické termíny:

• Běžné výdaje: 2 pracovní dny
• Faktury: 3 pracovní dny
• Smlouvy: 5 pracovních dnů
• Investice: 7 pracovních dnů

Kontrola termínu:

• Systém může zobrazovat zbývající čas
• Dostanete připomínku před vypršením
• Po vypršení může být žádost automaticky eskalována

Dostanu notifikaci o nové žádosti?

Ano, pokud máte zapnuté notifikace:

• E-mailová notifikace
• Notifikace v systému
• Připomínky po určité době

Nastavení notifikací: Profil → Předvolby → Notifikace

Doporučené postupy

Pravidelně kontrolujte dashboard

Nastavte si denní rutinu:

• Ranní kontrola widgetu "Čeká na schválení"
• Odpolední uzavírání čekajících žádostí
• Kontrolujte alespoň 2-3x denně

Výhody:

• Nepropásnete důležité žádosti
• Neblokujete workflow
• Dodržujete SLA termíny

Používejte komentáře

Kdy přidat komentář:

• Vždy při zamítnutí - uveďte důvod
• Při vrácení k úpravě - popište co upravit
• Při neobvyklých žádostech - vysvětlete rozhodnutí

Příklady dobrých komentářů:

• "Zamítnuto - překročen měsíční rozpočet oddělení"
• "Prosím doplnit fakturu od dodavatele"
• "Schváleno s podmínkou dodání do konce měsíce"

Příklady špatných komentářů:

• "Ne" - neuvedete důvod
• "OK" - zbytečný komentář
• Žádný komentář při zamítnutí

Schvalujte včas

Respektujte SLA:

• Dodržujte stanovené termíny
• Neoddálejte schvalování na poslední chvíli
• Informujte o delším výpadku (dovolená)

Při nepřítomnosti:

• Informujte administrátora předem
• Požádejte o přesměrování schvalování
• Nastavte zastupování

Kontrolujte detaily před schválením

Co zkontrolovat:

• Správnost všech údajů
• Přiložené dokumenty a faktury
• Soulad s rozpočtem
• Oprávněnost žádosti

Nekontrolujte pouze:

• Částku - ověřte i popis a účel
• Žadatele - důležitý je obsah žádosti

Čemu se vyhnout

Neschvalovat "naslepo"

• Vždy si přečtěte celou žádost
• Zkontrolujte přílohy
• V případě pochybností se zeptejte

Neoddálejte schvalování

• Nečekejte do posledního dne
• Neblokujte workflow
• Komunikujte problémy včas

Neschvalujte mimo systém

• Nepoužívejte e-mail místo systému
• Netelefonujte schválení
• Vždy schvalujte v systému pro audit trail

Neupravujte záznamy jiných

• Nezasahujte do cizích záznamů bez schválení
• Vyžádejte si oprávnění od autora
• Zanechte komentář o změnách

Tipy pro efektivní práci

Používejte klávesové zkratky

• Rychlejší navigace v systému
• Méně klikání myší
• Seznam zkratek: F1 → Klávesové zkratky

Nastavte si osobní filtry

• Vytvořte filtry pro časté dotazy
• Např. "Urgentní výdaje IT"
• Uložte si je pro rychlý přístup

Využívejte hromadné schvalování

• Pro podobné žádosti použijte hromadné akce
• Ušetříte čas
• Ale vždy kontrolujte výběr

Exportujte historii pravidelně

• Měsíční export pro reporting
• Archivace pro compliance
• Analýza vlastního výkonu

Podpora

Pokud potřebujete pomoc:

• IT podpora: Kontaktujte IT helpdesk
• Administrátor: Konzultujte s administrátorem systému
• Školení: Absolvujte školení schvalovacího procesu
• Dokumentace: Dokumentace pro administrátory

---

note

Konkrétní nastavení schvalovacích workflow a oprávnění se liší podle konfigurace vaší organizace. Pro detaily kontaktujte administrátora systému.