Přeskočit na hlavní obsah

Prodejní objednávky

Prodejní objednávka (Sales Order) eviduje objednávku přijatou od zákazníka. Objednávka vzniká obvykle po schválení nabídky a slouží jako podklad pro realizaci, dodání a fakturaci.

Co je prodejní objednávka?​

Prodejní objednávka obsahuje:

  • Objednané položky - produkty/služby včetně množství
  • Zákazník - kdo objednal (Account, Contact)
  • Dodací termín - kdy má být dodáno
  • Stav objednávky - průběh realizace
  • Celková cena - fakturovaná částka

Vznik objednávky​

Ze schválené nabídky​

Nejčastější způsob:

  1. Nabídka je schválena zákazníkem
  2. Kliknutím na "Převést na Prodejní objednávku"
  3. Automaticky vznikne objednávka se všemi položkami

Ruční vytvoření​

Pokud zákazník objednává bez předchozí nabídky:

  1. Vytvořte nový záznam Prodejní objednávky
  2. Vyplňte zákazníka a položky
  3. Nastavte dodací termín

Údaje v objednávce​

Zákaznická sekce​

  • Organizace - firma zákazníka
  • Kontakt - kontaktní osoba
  • Fakturační adresa
  • Dodací adresa

Obchodní údaje​

  • Číslo objednávky - automaticky generované
  • Datum objednání
  • Dodací termín
  • Platební podmínky

Položky objednávky​

  • Produkt/Služba
  • Množství
  • Jednotková cena
  • Sleva
  • DPH
  • Celkem

Propojení s entitami​

Prodejní objednávka je propojená s:

  • Nabídka - vznik z nabídky
  • Organizace - zákazník
  • Kontakt - kontaktní osoba
  • Faktura - fakturace objednávky
  • Projekt - případný projekt/zakázka
  • Produkt - objednané produkty

Fakturace objednávky​

Vytvoření faktury z objednávky:​

  1. Otevřete objednávku
  2. Klikněte na "Vytvořit fakturu"
  3. Automaticky se vytvoří faktura se všemi položkami
  4. Zkontrolujte a odešlete zákazníkovi
Postupná fakturace

U velkých projektů můžete vytvořit více faktur z jedné objednávky - např. záloha, průběžné faktury, závěrečná faktura.

Tipy pro práci s objednávkami​

Sledujte dodací termíny - naplánujte si upozornění

Aktualizujte stavy - přehled o průběhu

Propojte s projekty - sledování realizace

Exportujte do PDF - pro interní procesy nebo zákazníka

Stavy objednávky​

Návrh (Draft)​

Objednávka rozpracovaná, zatím nepotrvrzená.

Potvrzeno (Confirmed)​

Objednávka potvrzena zákazníkem, připraveno k realizaci.

Realizace (In Progress)​

Objednávka se plní, probíhá výroba nebo dodávka.

Expedováno (Shipped)​

Zboží odesláno zákazníkovi.

Dokončeno (Completed)​

Objednávka kompletně dodána a fakturována.

Zrušeno (Cancelled)​

Objednávka zrušena zákazníkem nebo z jiných důvodů.

Vytvoření objednávky​

Ze schválené nabídky​

Nejčastější způsob:

  1. Otevřete detail schválené nabídky
  2. Klikněte na "Převést na prodejní objednávku"
  3. AutoCRM automaticky vytvoří objednávku s:
    • ✅ Všemi položkami z nabídky
    • ✅ Zákazníkem a kontaktem
    • ✅ Cenami a slevami
    • ✅ Celkovou částkou
  4. Nastavte dodací termín
  5. Potvrďte objednávku

→ Více o nabídkách

Ruční vytvoření​

Pokud zákazník objednává bez předchozí nabídky:

Krok 1: Základní údaje

  1. Klikněte na "Vytvořit prodejní objednávku"
  2. Vyplňte:
    • Organizace - zákazník
    • Kontakt - kontaktní osoba
    • Fakturační adresa
    • Dodací adresa (pokud se liší)
    • Dodací termín
    • Platební podmínky
  3. Přiřaďte Odpovědnou osobu
  4. Uložte záznam

Krok 2: Přidání položek

  1. V detailu objednávky přejděte na "Položky"
  2. Klikněte na "Přidat položku"
  3. Vyberte produkt z katalogu
  4. Upravte množství a cenu
  5. Opakujte pro další položky

Krok 3: Potvrzení

  1. Zkontrolujte celkovou částku
  2. Nastavte stav na "Potvrzeno"
  3. Objednávka je připravena k realizaci

Propojení s entitami​

Nabídka​

Objednávka často vzniká z nabídky:

Nabídka (Schváleno) → Prodejní objednávka → Faktura → Platba

Faktura​

Po dokončení objednávky vytvořte fakturu:

  1. Otevřete detail objednávky
  2. Klikněte na "Vytvořit fakturu"
  3. Všechny položky se automaticky zkopírují
  4. Zkontrolujte a odešlete zákazníkovi

Postupná fakturace:

  • Záloha - 30% před zahájením
  • Průběžná faktura - 50% po dodání části
  • Závěrečná faktura - 20% po dokončení

Projekt​

U složitějších zakázek propojte objednávku s projektem:

Příklad:

Prodejní objednávka: "Implementace CRM pro ABC s.r.o."
  ↓
Projekt: "ABC - CRM Implementace"
  ├─ Úkoly: Analýza, Konfigurace, Školení
  ├─ Časová osa: 3 měsíce
  └─ Náklady vs. Objednávka

Produkty​

Objednávka obsahuje položky z produktového katalogu:

  • Automatické doplnění cen
  • Sledování skladových zásob
  • Sériová čísla pro sledování

→ Více o produktech

Dodací termíny​

Nastavení termínů​

Celková objednávka:

  • Jeden termín pro celou objednávku

Položky po částech:

  • Každá položka může mít vlastní termín
  • Například: Materiál hned, instalace za 2 týdny

Sledování dodání​

Upozornění:

  • 7 dní před termínem → reminder
  • 3 dny před termínem → urgence
  • Po termínu → eskalace

Částečné dodání​

Můžete označit položky jako:

  • Dodáno - již expedováno
  • Nedodáno - čeká na dodání
  • Nedostupné - problém s dostupností

Fakturace objednávky​

Jednorázová faktura​

Celá objednávka najednou:

  1. Objednávka ve stavu "Dokončeno"
  2. Klikněte "Vytvořit fakturu"
  3. Faktura obsahuje všechny položky
  4. Odešlete zákazníkovi

Postupná fakturace​

U velkých projektů:

Záloha (30%):

  1. Vytvořte fakturu z objednávky
  2. Označte jako "Záloha"
  3. Upravte částku na 30%
  4. Odešlete

Průběžné faktury:

  1. Podle postupu realizace
  2. Každá faktura propojená s objednávkou
  3. Sledování celkově fakturované částky

Závěrečná faktura:

  1. Po dokončení objednávky
  2. Zbývající částka (např. 20%)
  3. Uzavření objednávky

Automatický výpočet​

AutoCRM automaticky počítá:

  • Celková hodnota objednávky
  • Celková fakturovaná částka
  • Zbývající k fakturaci

Příklad:

Objednávka: 1 000 000 Kč

Faktura 1 (Záloha):       300 000 Kč
Faktura 2 (Průběžná):     500 000 Kč
────────────────────────────────────
Fakturováno:              800 000 Kč
Zbývá k fakturaci:        200 000 Kč

Export a tisk​

PDF export​

  1. Otevřete detail objednávky
  2. Klikněte na "Tisk do PDF"
  3. Vyberte šablonu
  4. PDF obsahuje:
    • Vaše logo a údaje
    • Údaje zákazníka
    • Položky objednávky
    • Celková částka
    • Dodací termín

Email odeslání​

Odešlete potvrzení objednávky zákazníkovi:

  1. Klikněte "Odeslat email"
  2. Předmět: "Potvrzení objednávky SO-2025-001"
  3. Příloha: PDF objednávky
  4. Odešlete

Automatizace​

Automatické notifikace​

Nová objednávka:

  • Notifikace týmu realizace
  • Email manažerovi

Blížící se termín:

  • 7 dní před termínem → upozornění
  • 3 dny před termínem → urgence

Objednávka dokončena:

  • Notifikace účtárně
  • Automatické vytvoření úkolu "Vystavit fakturu"

Workflow pravidla​

Automatické akce:

  • Objednávka potvrzena → vytvořit projekt
  • Objednávka expedována → email zákazníkovi
  • Objednávka dokončena → vystavit fakturu

Sledování a reporting​

Dashboard objednávek​

Klíčové metriky:

  • Počet aktivních objednávek
  • Celková hodnota objednávek
  • Blížící se termíny
  • Objednávky po termínu

Reporty​

Standardní reporty:

  • Objednávky podle stavu
  • Objednávky podle zákazníka
  • Vývoj prodejů v čase
  • Výkonnost obchodníků

Analýzy:

  • Průměrná hodnota objednávky
  • Průměrná doba realizace
  • Objednávky podle produktů
  • Geografické rozložení

Best practices​

Rychlé potvrzení​

Potvrďte objednávku zákazníkovi do 24 hodin.

Realistické termíny​

Nastavte dosažitelné dodací termíny s rezervou.

Průběžná aktualizace​

Aktualizujte stav objednávky během realizace.

Komunikace s týmem​

Sdílejte poznámky o speciálních požadavcích zákazníka.

Sledování nákladů​

U projektových objednávek sledujte náklady vs. výnosy.

Dokumentace​

Přikládejte relevantní dokumenty (smlouvy, specifikace).

Postupná fakturace​

U velkých objednávek fakturujte průběžně pro lepší cash flow.

Související sekce​

Vazba na projekty

U stavebních zakázek nebo dlouhodobých implementací může být Prodejní objednávka propojena s Projektem, kde se eviduje celá realizace, úkoly a časová osa.

Workflow

Typický průběh:

Nabídka (Schváleno) → Prodejní objednávka → Realizace → Dodání → Faktura → Platba