Přeskočit na hlavní obsah

Převod nabídky na objednávku

Po schválení nabídky zákazníkem je čas převést ji na prodejní objednávku. AutoCRM tento proces automatizuje - jedním kliknutím vytvoříte objednávku se všemi položkami z nabídky.

Kdy převést nabídku​

Schválená nabídka​

Nabídka má stav "Schváleno" - zákazník potvrdil zájem a podmínky.

Indikátory pro převod:

  • ✅ Zákazník podepsal smlouvu
  • ✅ Obdrželi jste objednávkový email
  • ✅ Zákazník potvrdil telefonicky
  • ✅ Přišla platební instrukce (pro zálohu)

Částečné schválení​

Zákazník schválil pouze některé položky:

  • Upravte nabídku (odstraňte neschválené položky)
  • Převeďte upravenou nabídku na objednávku

Proces převodu​

Krok 1: Otevřete nabídku​

  1. Přejděte do seznamu Nabídky
  2. Najděte schválenou nabídku
  3. Otevřete detail nabídky

Krok 2: Převeďte na objednávku​

  1. V detailu nabídky klikněte na "Převést na prodejní objednávku"
  2. AutoCRM automaticky vytvoří novou objednávku

Co se zkopíruje automaticky:

  • ✅ Všechny položky (produkty, množství, ceny, slevy)
  • ✅ Organizace (zákazník)
  • ✅ Kontakt (kontaktní osoba)
  • ✅ Fakturační a dodací adresa
  • ✅ Platební podmínky
  • ✅ Celková částka
  • ✅ Poznámky

Krok 3: Doplňte detaily​

V nově vytvořené objednávce doplňte:

Dodací termín:

  • Kdy má být zboží/služba dodána?
  • Reálný termín podle kapacity

Stav objednávky:

  • Nastavte na "Potvrzeno"

Odpovědná osoba:

  • Kdo bude realizovat objednávku?
  • Projektový manažer, technik, obchodník

Propojení s projektem (volitelně):

  • Pokud půjde o složitější zakázku
  • Vytvoříte nebo propojíte existující projekt

Krok 4: Potvrďte zákazníkovi​

  1. Odešlete email s potvrzením objednávky
  2. Přiložte PDF objednávky
  3. Uveďte dodací termín

Šablona emailu:

Dobrý den,

děkujeme za Vaši objednávku {quote.name}.

Objednávka byla vytvořena pod číslem: {salesOrder.number}
Předpokládaný termín dodání: {salesOrder.deliveryDate}

V případě dotazů nás kontaktujte.

S pozdravem,
{user.name}

Co se stane s nabídkou?​

Stav nabídky​

Nabídka zůstává ve stavu "Schváleno" a je propojená s objednávkou.

Můžete vidět:

  • Historie: kdy byla převedena
  • Odkaz na vytvořenou objednávku
  • Původní položky a ceny

Proč nechat nabídku?​

Audit trail:

  • Kompletní historie obchodu
  • Původní nabídnuté ceny
  • Komunikace se zákazníkem

Srovnání:

  • Nabídka vs. skutečná objednávka
  • Sledování změn cen

Úpravy po převodu​

Změny v objednávce​

Můžete upravit objednávku bez vlivu na nabídku:

Běžné úpravy:

  • Změna dodacího termínu
  • Úprava množství (pokud zákazník upravil)
  • Změna ceny (dodatečná sleva)
  • Přidání/odebrání položek

Příklad:

Nabídka: 10 ks notebooků
→ Objednávka: 12 ks (zákazník zvýšil)

Nabídka: Sleva 10%
→ Objednávka: Sleva 15% (dodatečná sleva pro velkoodběratele)

Nová nabídka pro změny​

Pokud jsou změny výrazné:

  1. Vytvořte novou nabídku
  2. Pošlete zákazníkovi ke schválení
  3. Po schválení převeďte na novou objednávku
  4. Zrušte původní objednávku

Částečný převod​

Situace: Zákazník schválil jen část​

Příklad:

Nabídka obsahovala:
- 10 ks notebooků
- 10 ks monitorů
- Instalační služby

Zákazník schválil pouze:
- 10 ks notebooků
- Instalační služby

Řešení:

Varianta A - Upravit nabídku:

  1. Duplikujte původní nabídku
  2. Odstraňte neschválené položky (monitory)
  3. Převeďte upravenou nabídku

Varianta B - Upravit po převodu:

  1. Převeďte celou nabídku
  2. V objednávce odstraňte neschválené položky

Workflow po převodu​

1. Realizace​

Přiřazení týmu:

  • Projektový manažer
  • Technici
  • Dodavatelé

Plánování:

  • Časová osa
  • Milestone
  • Úkoly

2. Fakturace​

Záloha (volitelně):

  1. Z objednávky vytvořte zálohovou fakturu
  2. Označte jako "Záloha"
  3. Částka: 30-50% z objednávky

Finální faktura:

  1. Po dokončení realizace
  2. Vytvořte fakturu z objednávky
  3. Odečtěte záloh (pokud byla)

→ Více o fakturaci

3. Dodání​

Expedice:

  • Připravte zboží
  • Naplánujte dopravu
  • Aktualizujte stav: "Expedováno"

Dokončení:

  • Zboží doručeno
  • Služba provedena
  • Stav: "Dokončeno"

Propojení v systému​

Z nabídky na objednávku:

Nabídka (detail)
  → Panel "Prodejní objednávky"
    → Odkaz na vytvořenou objednávku

Z objednávky na nabídku:

Objednávka (detail)
  → Pole "Nabídka"
    → Odkaz na původní nabídku

Timeline​

Můžete sledovat celý průběh:

[2025-01-15 10:00] Nabídka vytvořena
[2025-01-20 14:30] Nabídka odeslána zákazníkovi
[2025-01-25 09:00] Nabídka schválena
[2025-01-25 10:15] Převedeno na objednávku SO-2025-042
[2025-01-25 11:00] Objednávka potvrzena
[2025-02-01 08:00] Objednávka expedována
[2025-02-05 16:00] Objednávka dokončena
[2025-02-05 17:00] Faktura vystavena

Best practices​

Okamžitý převod​

Převeďte nabídku ihned po schválení - neodkládejte.

Ověřte údaje​

Zkontrolujte všechny položky před odesláním potvrzení.

Komunikujte termíny​

Jasně sdělte dodací termín zákazníkovi.

Propojte s projektem​

U složitějších zakázek vytvořte projekt pro sledování realizace.

Dokumentujte změny​

Pokud upravujete objednávku, přidejte poznámku proč.

Follow-up​

Naplánujte si kontrolní bod před dodacím termínem.

Časté situace​

Zákazník chce změnit položky po převodu​

Řešení:

  1. Upravte objednávku
  2. Odešlete revidované potvrzení
  3. Přidejte poznámku o změně

Nabídka byla pro více firem​

Situace: Odeslali jste stejnou nabídku 3 firmám, schválili 2.

Řešení:

  1. Duplikujte původní nabídku 2x
  2. Každou nabídku přiřaďte konkrétní firmě
  3. Převeďte obě na samostatné objednávky

Částečná dodávka​

Situace: Zákazník chce část teď, část za měsíc.

Řešení:

  1. Vytvořte 2 objednávky z jedné nabídky
  2. První objednávka: položky k dodání teď
  3. Druhá objednávka: položky k dodání za měsíc

Související sekce​

Automatizace

Můžete nastavit workflow pravidlo: "Nabídka schválena → automaticky vytvořit objednávku". To ušetří čas, ale doporučujeme ruční kontrolu před potvrzením.

Další krok

Po vytvoření objednávky pokračujte na Fakturaci objednávky nebo Uzavření obchodu.