Synchronizace e-mailů
Po konfiguraci integrace Outlook probíhá synchronizace e-mailů automaticky na základě vašich nastavení. Tento dokument vysvětluje, jak pracovat se synchronizovanými e-maily v EspoCRM.
Automatická synchronizace
E-maily jsou synchronizovány podle plánu nastaveného ve vaší instanci EspoCRM:
- Typicky synchronizace probíhá každých několik minut
- Přesná frekvence je určena naplánovanou úlohou "Kontrola příchozích e-mailů"
- Synchronizovány jsou jak nové e-maily, tak změny existujících e-mailů (stav přečtení, přesuny složek atd.)
Ruční synchronizace
Můžete kdykoli spustit ruční synchronizaci:
- Přejděte do nastavení vašeho e-mailového účtu
- Klikněte na tlačítko Synchronizovat
- EspoCRM okamžitě zkontroluje nové e-maily a změny
Zobrazení synchronizovaných e-mailů
Pro zobrazení vašich synchronizovaných e-mailů v EspoCRM:
- Přejděte do sekce E-maily
- Všechny synchronizované e-maily se zobrazí v seznamu
- Můžete filtrovat e-maily podle:
- Účtu
- Složky
- Stavu (Přečtené/Nepřečtené)
- Data
- A dalších atributů
Odesílání e-mailů
Můžete odesílat e-maily přímo z EspoCRM a budou synchronizovány s vaším účtem Outlook:
- Klikněte na Vytvořit e-mail v sekci E-maily
- Vyberte váš účet Outlook z rozbalovací nabídky "Od"
- Napište e-mail a klikněte na Odeslat
- Odeslaný e-mail se zobrazí ve složce Odeslaná pošta v Outlooku
Propojení e-mailů se záznamy
Jednou z klíčových výhod integrace je možnost propojit e-maily se záznamy v CRM:
- Otevřete e-mail v EspoCRM
- Klikněte na tlačítko Propojit
- Vyberte typ entity (Kontakt, Účet, Příležitost atd.)
- Vyberte konkrétní záznam, se kterým chcete e-mail propojit
- Klikněte na Propojit
Tím vytvoříte spojení mezi e-mailem a záznamem v CRM, což usnadňuje sledování veškeré komunikace související s konkrétní obchodní entitou.