Přeskočit na hlavní obsah

Osvědčené postupy

Dodržujte tyto osvědčené postupy, abyste maximálně využili integraci Outlook s EspoCRM.

Správa e-mailů​

Organizace složek​

  • Vytvořte konzistentní strukturu složek v Outlooku, která odpovídá vašemu pracovnímu postupu
  • Nakonfigurujte synchronizaci pouze pro nejdůležitější složky
  • Použijte mapování složek pro udržení organizační konzistence mezi systémy

Propojování e-mailů​

  • Důsledně propojujte e-maily s relevantními záznamy CRM
  • Vytvářejte šablony pro běžné e-mailové odpovědi
  • Používejte kategorie e-mailů v Outlooku, které jsou v souladu s vašimi CRM procesy

Optimalizace výkonu​

Nastavení synchronizace​

  • Omezte počet synchronizovaných složek pro zlepšení výkonu
  • Použijte nastavení "Načítat od data" pro omezení časového rozsahu synchronizovaných e-mailů
  • Upravte frekvenci synchronizace podle vašich potřeb a kapacity serveru

Správa úložiště​

  • Pravidelně archivujte staré e-maily pro udržení výkonu systému
  • Nakonfigurujte zásady uchovávání e-mailů v obou systémech
  • Používejte filtry pro synchronizaci pouze relevantních e-mailů

Osvědčené postupy pro bezpečnost​

Autentizace​

  • Pravidelně kontrolujte a aktualizujte oprávnění OAuth
  • Používejte silná hesla pro váš účet Microsoft
  • Povolte dvoufaktorovou autentizaci pro zvýšení bezpečnosti

Řízení přístupu​

  • Implementujte vhodná uživatelská oprávnění v EspoCRM
  • Používejte týmové e-mailové účty pro sdílené schránky místo sdílení osobních přihlašovacích údajů
  • Pravidelně kontrolujte přístup uživatelů k e-mailovým účtům

Integrace pracovních postupů​

Automatizace​

  • Používejte pracovní postupy EspoCRM pro automatizaci akcí na základě příchozích e-mailů
  • Vytvářejte e-mailové šablony pro konzistentní komunikaci
  • Nastavte automatickou kategorizaci e-mailů na základě obsahu nebo odesílatele

Týmová spolupráce​

  • Používejte pravidla přiřazení pro distribuci e-mailů příslušným členům týmu
  • Stanovte jasné protokoly pro zpracování e-mailů a doby odezvy
  • Využívejte sdílené kalendáře pro týmové plánování

Údržba​

Pravidelné kontroly​

  • Pravidelně ověřujte, že synchronizace funguje správně
  • Kontrolujte problémy s autentizací nebo vypršení platnosti tokenů
  • Sledujte systémové protokoly pro případné chyby synchronizace

Aktualizace​

  • Udržujte EspoCRM i Outlook aktualizované na nejnovější verze
  • Zůstaňte informováni o změnách v zásadách API Microsoftu
  • Pravidelně kontrolujte a optimalizujte konfiguraci vaší integrace