Úkoly

Úkoly slouží k správě činností a zodpovědností souvisejících se zakázkami, projekty a komunikací se zákazníky.

Co je úkol?

Úkol v AutoCRM představuje konkrétní činnost, která má:

• Popis úkolu - co je třeba udělat
• Přiřazení uživateli - kdo je zodpovědný
• Deadline - do kdy má být hotovo
• Priorita - normální, vysoká, urgentní
• Stav - nový, rozpracovaný, dokončený

Typy úkolů

Podle souvislosti:

• Úkoly k projektu - např. "Objednat materiál pro RD Novák"
• Úkoly ke kontaktu - např. "Zavolat klientovi kvůli schválení dodatku"
• Úkoly k organizaci - např. "Připravit nabídku pro ABC s.r.o."
• Obecné úkoly - interní činnosti týmu

Podle urgence:

• Normální - běžné úkoly
• Vysoká priorita - důležité, sledovat
• Urgentní - vyřešit co nejdříve

Propojení s entitami

Úkol může být propojen s:

• Projekt - úkoly související se zakázkou
• Organizace - činnosti pro zákazníka
• Kontakt - úkoly ke konkrétní osobě
• Email - follow-up na email
• Schůzka - příprava na schůzku
• Hovor - follow-up po telefonu

Použití úkolů

Kdy vytvořit úkol?

• Po schůzce se zákazníkem (follow-up)
• Při plánování projektu (milníky)
• Z emailu (zpracovat požadavek)
• Při delegování práce na kolegu

Přiřazení úkolu

• Sobě - věci které musím udělat já
• Kolegovi - delegování zodpovědnosti
• Týmu - společný úkol

Správa úkolů

Moje úkoly

Seznam všech úkolů přiřazených mně:

• Zobrazení podle deadline
• Filtrace podle priority
• Skupiny podle projektů

Úkoly týmu

Přehled úkolů všech členů týmu:

• Rozložení práce
• Identifikace přetížených kolegů
• Přerozdělení úkolů

Notifikace a připomínky

Automatické upozornění:

• Před deadline - např. 1 den předem
• Po deadline - pokud není dokončeno
• Při přiřazení - notifikace zodpovědné osobě

Opakující se úkoly

Pro pravidelné činnosti:

• Týdenní kontrola projektů
• Měsíční reporty
• Čtvrtletní revize nabídek

Nastavení:

• Periodicita - denně, týdně, měsíčně
• Konec opakování - do kdy nebo neomezeně

Tipy pro efektivní práci s úkoly

Přiřazujte deadline - jasná zodpovědnost

Používejte priority - rozlišení důležitosti

Propojujte s entitami - kontext úkolu

Aktualizujte stavy - přehled o průběhu

Delegujte správně - správný člověk na správný úkol

Řízení projektů

Každý milestone projektu převeďte na Úkol s termínem. Budete mít přehled o průběhu celé zakázky.

Integrace s kalendářem

Úkoly s deadline se mohou zobrazovat v kalendáři. Máte tak komplexní přehled o všech povinnostech.