Seznamy úkolů

Seznamy úkolů slouží pro tvorbu sady znovupoužitelných šablon projektových úkolů, které umožní jedním klikem vygenerovat potřebné úkoly pro nový projekt. Seznamy úkolů definují hierarchii, očekávanou délku trvání a šablony jenotlivých úkolů.

Hlavní funkce

1. Definice šablony - Definice konzistentního workflow pro jednotlivé sady úkolů, které zústavají stejné naříč více projekty (například "Analýza a příprava", "Předání projektu" a pod.).

2. Generace úkolů - Konverze šablony do skutečných úkolů vázaných na projekt, zařazení do hierarchie a tvorba závislostí mezi úkoly. Úkoly jsou automaticky zobrazeny v Gantt diagramu projektu.

Standardní postup:

Seznam úkolů → Položka seznamu úkolů → Generace úkolů do projektu

1. Administrátor vytvoří šablonu seznamu úkolů
2. Projektový manažér zvolí vhodný seznam úkolů pro konkrétní projekt
3. Systém vygeneruje úkoly na základě šablony - konzistentní struktura napříč projekty
4. Projektový manažer upraví specifické data a trvání podle specifik projektu

Použití Seznamu úkolů

1. Tvorba šablon úkolů:

( Tohle je tradičně administrátorská funkce )

1. Přejděte do seznamu Šablon záznamů
2. Stistkněte tlačítko "+Vytvořit úkol" nebo zelené tlačítko + (v tomto případě je nutné zvolit ze seznamu také typ šablony: Úkol)

3. Zobrazí se vám formulář pro tvorbu šablony úkolu - vyplňte povinná pole:
   • Název - identifikační název šablony
   • Typ - už přednastaven jako Úkol
   • Stav - požadovaný počáteční stav - odporučujeme ponechat "Nezahájeno"
   • Priorita - podle priority úkolu (Malá, Normální, Vysoká a Urgentní)
4. Vytvořte podobnou šablonu pro všechny úkoly, které budou zařazeny do seznamu

2. Tvorba seznamu úkolů

1. Přejděte do seznamu Seznamů úkolů
2. Stiskněte zelené tlačítko +

3. Zobrazí se vám formulář pro tvorbu seznamu - vyplňte povinná pole:
   • Název - identifikační název seznamu
   • Aktivní - zda je seznam aktivně používán
4. Přidejte úkoly stisknutím šedého plus v seznamu úkolů a vyplněním požadovaných polí (blíže popsáno v sekci Položka seznamu úkolů)

5. Stiskněte "Uložit"

Položka seznamu úkolů:

Pole, která je nutné vyplnit pri přidávání těchto položek do seznamu úkolů:

1. Název - identifikační název úkolu
2. Rodič (vyberte ze seznamu) - nadřazená šablona (už musí být použita v některém úkolu seznamu), úkol bude spušten až pokud je splněn nadřazený úkol, ponechte prázdné, pokud je možné úkol řešit od počatku
3. Šablona (vyberte ze seznamu) - šablona úkolu, která byla vytvořena v předházejících krocích, vyberte se seznamu
4. Typ závislosti (vyberte ze seznamu) - popsané níže, kdy je možné začít práci na úkolu na základě stavu nadřazeného úkolu
5. Odhadovaný čas a Jednotka času - odhadovaný čas trvání úkolu zadán v cílové jednotce času
6. Vynechat víkendy - zaškrtnout pokud se na úkolu přes víkendy nepracuje, v časovém plánování budou pro úkol víkendy vynechány

Typy závislostí (úkol označen A je vždy nadřazen úkolu B):

• Konec-Začátek (FS) - úkol B nemůže začít pokud úkol A není dokončen
• Začátek-Začátek (SS) - úkol B nemůže začít pokud úkol A nezačal
• Konec-Konec (FF) - úkol B nemůže skončit, pokud neskončil úkol A
• Začátek-Konec (SF) - úkol B nemůže skončit, pokud nezačal úkol A

3. Generace úkolů do projektu

1. Přejděte na Projekt do kterého chcete seznam úkolů vygenerovat
2. Přejděte na panel Plán
3. (Nepovinné) Vtvořte skupinu úkolů, do které budou zařazeny vygenerované úkoly - tlačítko "Vytvořit skupinu" v horní lište, nebo uprostřed obrazovky, pokud ješte nemáte naplánované žádné úkoly/skupiny úkolů

4. Stiskněte tlačítko "Přidat se seznamu úkolů"

5. Vyberte požadovaný seznam a pak skupinu ke které mají být úkoly přiřazeny
6. Po stlačení "Generovat" by se měli úkoly zobrazit v požadované skupině a také v Ganttově diagramu (v panelu Gantt)

Související dokumentace

• Úkoly
• Projekty