Přiřazený uživatel a týmy

Vysvětlení klíčových konceptů přiřazení uživatelů a týmů v AutoCRM.

Co je přiřazený uživatel (Assigned User)

Přiřazený uživatel je konkrétní osoba v systému, která je zodpovědná za daný záznam (kontakt, obchodní příležitost, případ, úkol, atd.).

K čemu slouží přiřazení

• Odpovědnost - Jasně určuje, kdo má záznam na starosti
• Notifikace - Přiřazený uživatel dostává upozornění o změnách
• Filtrování - Umožňuje rychle najít "moje záznamy"
• Oprávnění - Ovlivňuje kdo může záznam vidět a upravovat
• Reportování - Statistiky podle přiřazených uživatelů

Jak funguje v systému

Každý záznam v AutoCRM může mít přiřazeného uživatele, který je zodpovědný za jeho správu a vyřízení.

V pravém panelu každého záznamu vidíte:

1. Přiřazený uživatel - aktuální odpovědná osoba
2. Týmy - skupiny, které mají přístup k záznamu

---

Co jsou týmy (Teams)

Týmy jsou skupiny uživatelů, které sdílejí přístup k záznamům. Jeden záznam může patřit více týmům současně.

K čemu slouží týmy

• Viditelnost - Všichni členové týmu vidí záznamy týmu
• Spolupráce - Více lidí může pracovat na stejných záznamech
• Oprávnění - Řízení přístupu podle týmového členství
• Organizace - Logické seskupení podle oddělení nebo projektů

Příklady týmů

• Prodej (Sales) - Obchodní zástupci
• Podpora (Support) - Tým zákaznické podpory
• Marketing - Marketingové oddělení
• Brigádníci - Dočasní pracovníci
• Uživatelé - Všichni standardní uživatelé

---

Přiřazování uživatelů k záznamům

Kde najít pole Přiřazený uživatel

V detail view každého záznamu najdete pravý panel s informacemi:

Máte dvě možnosti jak změnit přiřazeného uživatele:

1. Rychlá úprava - Klikněte přímo na ikonu tužky v pravém panelu u pole "Přiřazený uživatel"
2. Úprava přes formulář - Klikněte na tlačítko Upravit nahoře a upravte celý záznam

Jak změnit přiřazeného uživatele (rychlá úprava)

1. Otevřete záznam (Contact, Account, Opportunity, atd.)
2. V pravém panelu klikněte na ikonu tužky u pole "Přiřazený uživatel"
3. Zobrazí se dropdown s výběrem uživatelů
4. Vyberte nového uživatele
5. Potvrďte změnu kliknutím na tlačítko potvrzení

Tip

Rychlá úprava pomocí tužtičky je nejrychlejší způsob, jak změnit přiřazeného uživatele bez nutnosti otevírat celý editační formulář.

---

Přiřazování týmů k záznamům

Kde najít pole Týmy

Máte dvě možnosti jak upravit týmy:

1. Rychlá úprava - Klikněte přímo na ikonu tužky v pravém panelu u pole "Týmy"
2. Úprava přes formulář - Klikněte na tlačítko Upravit nahoře a upravte celý záznam

Jak přidat tým k záznamu (rychlá úprava)

1. Zadat/vybrat tým - Můžete buď ručně zadat jméno existujícího týmu, nebo ho vybrat z nabídky
2. Odebrat tým - Klikněte na X vedle názvu týmu pro jeho odstranění
3. Potvrdit změny - Klikněte na tlačítko ✓ (fajfka) pro uložení změn
4. Zrušit změny - Klikněte na tlačítko ✕ (křížek) pro zrušení a zahození změn

Výběr týmu z nabídky

Při zvolení výběru z nabídky se otevře následující okno:

V tomto okně:

1. Zaškrtněte týmy, které chcete přidat (např. Brigádníci, Uživatelé)
2. Klikněte Vybrat pro potvrzení

Více týmů u jednoho záznamu

Jeden záznam může patřit více týmům současně:

• Uživatelé
• Brigádníci

Každý člen kteréhokoliv z těchto týmů má přístup k záznamu (podle nastavených oprávnění).

---

Rozdíl mezi přiřazeným uživatelem a týmem

	Přiřazený uživatel	Tým
Počet	Jeden uživatel	Více týmů
Účel	Odpovědnost za záznam	Viditelnost a přístup
Povinnost	Často povinné	Volitelné
Notifikace	Automatické	Podle nastavení
Změny	Loguje se v historii	Loguje se v historii

Kdy použít co

Použijte Přiřazený uživatel když:

• Chcete určit konkrétní osobu zodpovědnou za záznam
• Potřebujete aby někdo dostal notifikace o změnách
• Chcete sledovat kdo má záznam na starosti

Použijte Týmy když:

• Chcete aby více lidí mělo přístup k záznamu
• Potřebujete týmovou spolupráci na záznamu
• Chcete sdílet viditelnost v rámci oddělení
• Řídíte oprávnění podle týmů

Kombinace obou:

Přiřazený uživatel: Jan Novák (odpovědný)
Týmy: Prodej, Marketing (přístup má celý tým)

→ Jan je zodpovědný, ale všichni z týmů Prodej a Marketing mohou záznam vidět a upravovat.

---

Práce s vlastními záznamy

Filtr "Pouze moje" (My records)

Pro rychlé zobrazení záznamů, které máte přiřazené, použijte filtr "Pouze moje":

V list view (seznam Kontaktů, Organizací, atd.) najdete filtr s možnostmi:

1. Vše - Zobrazí všechny záznamy (podle oprávnění)
2. Uživatelé portálu - Záznamy uživatelů portálu
3. Pouze moje - Zobrazí pouze záznamy přiřazené vám
4. Sledované - Zobrazí záznamy, které sledujete

Základní filtry podle entity

Dostupné základní filtry se liší podle typu entity:

Organizace:

• Vše
• Uživatelé portálu
• Označeno jako oblíbené ⭐ (výchozí, lze povolit i pro ostatní entity)
• Pouze moje
• Sledované

Ostatní entity (Kontakty, Potenciály, atd.):

• Vše
• Uživatelé portálu
• Aktivní/Neaktivní
• Pouze moje
• Sledované

Administrátor může povolit filtr "Oblíbené" i pro další entity. Více informací najdete v sekci Jak povolit Oblíbené pro jiné entity.

Jak použít filtr "Pouze moje"

1. Klikněte na filtr "Vše" vedle vyhledávání
2. Zaškrtněte "Pouze moje"
3. Zobrazí se pouze položky, které máte přiřazené (kde jste Assigned User)

Toto je nejrychlejší způsob, jak najít "moje záznamy" v libovolném modulu.

---

Práce se záznamy týmu

Filtrace podle týmů

Pro zobrazení záznamů konkrétního týmu můžete použít pokročilou filtraci podle týmů.

1. Klikněte na ikonu tří teček (⋮) v list view
2. V menu pokročilé filtrace vyberte Týmy

Nastavení filtru týmů

Po výběru pole "Týmy" se zobrazí možnosti filtrace:

1. Typ filtrace - Dropdown s nabídkou možností (např. "Kterýkoli z vybraných")
2. Vybrat tým - Můžete buď ručně zadat jméno týmu, nebo ho vybrat z nabídky

Možnosti filtrace týmů

Dropdown nabízí následující možnosti:

1. Kterýkoli z vybraných - Zobrazí záznamy, které patří alespoň jednomu z vybraných týmů
2. Je prázdné - Zobrazí záznamy bez přiřazeného týmu
3. Není prázdné - Zobrazí záznamy, které mají alespoň jeden tým
4. Není z - Zobrazí záznamy, které NEpatří vybraným týmům
5. Všechny z - Zobrazí záznamy, které patří VŠEM vybraným týmům současně

Aplikace filtru

1. Vybrané týmy - Po výběru týmu se zobrazí v seznamu. Můžete přidat více týmů nebo odebrat pomocí X
2. Použít filtr - Klikněte na tlačítko Použít pro aplikování filtru

Výsledek filtrace

Po aplikování filtru se zobrazí pouze záznamy podle zvolené filtrace (v tomto případě tým "Uživatele").

Kombinace filtrů

I s aplikovanou filtrací podle týmů můžete použít další filtry jako "Pouze moje" nebo "Sledované" pro další zpřesnění výsledků.

---

Sledování záznamů (Follow)

Sledování je funkce, která vám umožňuje dostávat notifikace o záznamu, i když nejste jeho přiřazený uživatel.

V pravém panelu záznamu vidíte:

1. Přiřazený uživatel - Kdo je zodpovědný (Admin)
2. Týmy - Které týmy mají přístup (Uživatelé)
3. Sledující - Kdo sleduje tento záznam (Admin)
4. Tlačítko Sledovat - Kliknutím přidáte záznam do sledovaných

Jak sledovat záznam

1. Otevřete záznam, který chcete sledovat
2. V pravém horním rohu klikněte na tlačítko Sledovat
3. Od této chvíle budete dostávat notifikace o změnách v tomto záznamu
4. V sekci Sledující se zobrazí vaše jméno

Rozdíl mezi Assigned a Follow

• Assigned User (Přiřazený) = Zodpovědný za záznam
• Follow (Sledovat) = Chci být informován o změnách

Můžete sledovat záznam, i když nejste jeho přiřazený uživatel!

Přestat sledovat

Po zahájení sledování se tlačítko změní na zelené Sledováno. Kliknutím na něj opět zrušíte sledování.

---

Pokročilá filtrace

Menu s pokročilými možnostmi

V list view můžete použít pokročilou filtraci:

1. Klikněte na ikonu tří teček (⋮) vpravo nahoře
2. Otevře se menu s pokročilými možnostmi filtrace
3. Použijte vyhledávání pro rychlé nalezení konkrétní možnosti

Dostupné možnosti záleží na nainstalovaných modulech a mohou zahrnovat:

• Přiřazený uživatel
• Týmy
• Vytvořeno
• Vytvořil
• Upraveno
• Poslední aktualizace streamu
• Organizace
• Adresa
• Email
• Telefon
• a další...

---

Hromadné operace

Hromadné sledování záznamů

Můžete hromadně přidat více záznamů do sledovaných:

1. Zaškrtněte záznamy - V list view zaškrtněte checkboxy u záznamů (lze vybrat více najednou)
2. Klikněte na Akce - Po výběru se zpřístupní menu "Akce"
3. Vyberte možnost - V menu Akce najdete různé možnosti včetně "Sledovat"

Dostupné hromadné akce

V menu Akce můžete provést:

• Odstranit - Smazat vybrané záznamy
• Sloučit - Sloučit duplicitní záznamy
• Exportovat - Export vybraných záznamů
• Sledovat - Přidat do sledovaných
• Přestat sledovat - Odebrat ze sledovaných
• Hromadný email - Poslat email všem vybraným
• Hromadný email (BCC) - Poslat email s BCC

---

Pro uživatele

Přiřazený uživatel = KDO je zodpovědný za záznam

Tým = KDO může záznam vidět a pracovat s ním

Nejčastěji použijete kombinaci obou!

Důležité

Změna přiřazeného uživatele může ovlivnit:

• Viditelnost záznamu (podle oprávnění)
• Notifikace a upozornění
• Automatické workflow procesy
• Reporty a statistiky

Tip pro spolupráci

Pokud potřebujete, aby více lidí vidělo záznam, použijte týmy místo častého měnění přiřazeného uživatele. Assigned User by měla být jasná zodpovědná osoba.