Správa e-mailů

Klíčové funkce:

• Monitoruje IMAP schránky pro skupinové i osobní e-mailové účty
• Pokouší se propojit příchozí e-maily s relevantními záznamy (Účty, Leady, Příležitosti, Případy)
• Uživatelé sledující záznam dostávají upozornění na nové e-maily

Řízení přístupu:

• Přístup k e-mailům je založen na rolích
• Uživatelé mají 4 úrovně přístupu: Žádný, Vlastní, Tým, Vše
• Výchozí nastavení: Uživatelé nemají přístup k e-mailům
• S přístupem "vlastní" mohou uživatelé vidět e-maily, kde se jejich e-mailová adresa objevuje v polích Od, Komu nebo Kopie

Typy e-mailových účtů:

Skupinové e-mailové účty

• Konfigurovány administrátory
• Mohou přijímat a odesílat e-maily
• Lze nastavit pro automatické odpovědi
• Funkce "E-mail na případ" může automaticky vytvářet záznamy případů z příchozích e-mailů

Osobní e-mailové účty

• Uživatelé si mohou nastavit vlastní e-mailové účty
• Administrátoři mohou spravovat osobní e-mailové účty uživatelů

Další schopnosti:

• E-mailové filtry pro vyloučení konkrétních příchozích zpráv
• Podporuje více e-mailových integrací (např. Gmail)
• Zabraňuje duplikaci e-mailových záznamů napříč účty

Propojení s entitami

Emaily lze propojit s:

• Account (Organizace) - komunikace s firmou
• Contact - komunikace s konkrétní osobou
• Project - emaily týkající se zakázky
• Quote - korespondence o nabídce
• Task - vytvoření úkolu z emailu
• Meeting - pozvánka na schůzku

Historie komunikace

Všechny emaily propojené s entitou se zobrazují v historii komunikace. Máte tak přehled o veškeré emailové korespondenci se zákazníkem na jednom místě.

Použití v praxi

Kdy posílat email ze systému?

• Formální komunikace se zákazníky
• Odesílání nabídek, faktur
• Potvrzení schůzek
• Follow-up po schůzce
• Dlouhé zprávy s přílohami

Kdy raději použít Chat?

• Interní komunikace v týmu
• Rychlé dotazy kolegům
• Okamžitá zpětná vazba

Důležitá poznámka: Pro funkčnost načítání e-mailů je vyžadována správná konfigurace cronu.