Přeskočit na hlavní obsah

Práce s bankovními transakcemi

Bankovní transakce reprezentuje jednu platbu (příchozí nebo odchozí) na vašem bankovním účtu. Systém automaticky stahuje transakce z banky a páruje je s fakturami.

Co je to Bankovní transakce?​

Bankovní transakce reprezentuje jednu platbu na vašem bankovním účtu a obsahuje následující pole:

Základní informace​

  • Datum transakce - Kdy byla platba provedena
  • Částka v měně - Výše platby včetně měny (CZK, EUR, atd.)
  • Typ - Příchozí (zelený badge) nebo Odchozí (červený badge)
  • Typ transakce - Bankovní převod nebo Kreditní karta
  • Bankovní účet - Na kterém účtu byla transakce provedena

Protiúčet (druhá strana platby)​

  • Název protiúčtu - Jméno majitele protiúčtu
  • Číslo protiúčtu - Bankovní číslo včetně kódu banky
  • Banka protiúčtu - U které banky je protiúčet veden

Symboly platby (pro identifikaci)​

  • Variabilní symbol (VS) - Používá se pro párování s fakturami (maximálně 150 znaků)
  • Specifický symbol (SS) - Alternativní identifikace platby (maximálně 15 znaků)
  • Konstantní symbol (KS) - Typ platby podle bankovní klasifikace (maximálně 10 znaků)

Kartové platby (pokud typ transakce = Kreditní karta)​

  • Číslo karty - Maskované číslo platební karty
  • Držitel karty - Jméno na kartě

Propojení s fakturami​

  • Vydaná faktura - Propojení s fakturou vydanou zákazníkovi
  • Vydaná zálohová faktura - Propojení se zálohovou fakturou
  • Přijatá faktura - Propojení s fakturou od dodavatele
  • Přijatá zálohová faktura - Propojení se zálohovou fakturou od dodavatele
  • Faktura nenalezena - Příznak označující, že pro transakci nebyla nalezena odpovídající faktura
  • Přiřazeno - Indikátor, zda je transakce spárována s nějakou fakturou

Doplňující informace​

  • E-mail odesílatele - Pokud byla transakce importována z e-mailu banky
  • Poznámka - Volný text pro interní poznámky
  • Popis - Popis transakce od banky

Přehled transakcí​

Pro zobrazení seznamu transakcí:

  1. V levém menu klikněte na Banking
  2. Vyberte Bankovní transakce

Seznam bankovních transakcí

Co vidím v seznamu?​

  • Datum transakce - Kdy byla platba provedena
  • Typ - Příchozí (zelená) nebo Odchozí (červená)
  • Částka - Výše platby
  • Název protiúčtu - Kdo poslal/přijal platbu
  • Variabilní symbol - VS pro identifikaci
  • Přiřazeno - Zda je spárováno s fakturou

Barevné označení​

  • 🟢 Zelená - Příchozí platba (peníze přišly)
  • 🔴 Červená - Odchozí platba (peníze odešly)
  • 🟠 Oranžová - Nepárovaná transakce (faktura nenalezena)

Filtrování transakcí​

Rychlé filtry​

  • Všechny - Zobrazit všechny transakce
  • Příchozí - Pouze příchozí platby
  • Odchozí - Pouze odchozí platby
  • Nepárované - Transakce bez faktury
  • Faktura nenalezena - Transakce, kde se nepodařilo najít fakturu
Dashlet na hlavní stránce

Na hlavní stránce (dashboard) se zobrazuje widget "Neofířazené transakce", který upozorňuje na transakce vyžadující ruční spárování.

Dashlet neofířazených transakcí

Pokročilé filtrování​

Můžete filtrovat podle:

  • Datum transakce - Období
  • Částka - Rozsah částek
  • Bankovní účet - Konkrétní účet
  • Variabilní symbol - Hledání podle VS
  • Typ transakce - Bankovní převod nebo karta

Stahování transakcí​

→ Podrobný návod na stahování

Automatické stahování​

Pokud máte nastavený API přístup:

  • Transakce se stahují automaticky každou hodinu
  • Nové transakce se zobrazí v seznamu
  • Dostanete notifikaci (pokud je zapnutá)

Manuální stažení​

Pro okamžité stažení transakcí:

  1. Přejděte na Bankovní účty
  2. Otevřete detail účtu
  3. Klikněte na Stáhnout transakce
  4. Počkejte na dokončení
  5. Zkontrolujte nové transakce

Detail transakce​

Po kliknutí na transakci se zobrazí detail:

Přehled​

  • Typ transakce (příchozí/odchozí)
  • Datum a čas provedení
  • Částka v měně
  • Bankovní účet
  • Typ transakce (převod/karta)

Protiúčet​

  • Název majitele protiúčtu
  • Číslo protiúčtu
  • Banka protiúčtu

Symboly platby​

  • Variabilní symbol (VS) - Používá se pro párování s fakturami
  • Konstantní symbol (KS) - Typ platby
  • Specifický symbol (SS) - Dodatečná identifikace

Faktury​

  • Propojená vydaná faktura
  • Propojená přijatá faktura
  • Propojená zálohová faktura
  • Status párování

Příklad detailu spárované transakce:

Detail spárované transakce

Příklad transakce, kde faktura nebyla nalezena:

Detail nespárované transakce

Párování s fakturami​

→ Podrobný návod na párování

Automatické párování​

Systém automaticky páruje transakce s fakturami ihned po stažení z banky. Párování probíhá pomocí platebních symbolů v následující prioritě:

Priorita párování symbolů​

  1. Specifický symbol (SS) - nejvyšší priorita

    • Pokud SS existuje na transakci, systém nejprve hledá fakturu s tímto SS

  2. Variabilní symbol (VS) - střední priorita

    • Pokud SS nenajde shodu, hledá se podle VS (nejčastější způsob)

  3. Konstantní symbol (KS) - nejnižší priorita

    • Pokud ani VS nenajde shodu, použije se KS

  4. Kombinace symbolů - pro přesnější určení

    • Systém zkouší různé kombinace (SS+VS, SS+KS, VS+KS, SS+VS+KS)
Důležité

Pokud systém najde více než jednu fakturu se stejným symbolem (např. duplicitní VS), transakce nebude automaticky spárována a označí se příznakem "Faktura nenalezena". Musíte ji spárovat manuálně.

Příchozí platby (od zákazníků)​

  • Hledá se vydaná faktura nebo vydaná zálohová faktura
  • Podle symbolů (SS → VS → KS)
  • Po spárování se automaticky:
    • Vytvoří záznam "Přijatá platba" na faktuře
    • Změní stav faktury (např. na "Uhrazeno" nebo "Částečně uhrazeno")
    • U vydaných zálohových faktur se automaticky vytvoří daňový doklad, pokud:
      • Firma je plátce DPH
      • Faktura není označena jako "Fakturace do zahraničí"
      • Faktura nemá nastavenou "Přenesenou DPH"

Odchozí platby (dodavatelům)​

  • Hledá se přijatá faktura nebo přijatá zálohová faktura
  • Podle symbolů (SS → VS → KS)
  • Po spárování se automaticky:
    • Vytvoří záznam platby na přijaté faktuře
    • Změní stav faktury na "Uhrazeno" nebo "Částečně uhrazeno"

Manuální spárování​

Pokud systém nenajde fakturu automaticky:

  1. Otevřete detail transakce
  2. Klikněte na Upravit
  3. V sekci Faktury vyberte správnou fakturu
  4. Klikněte na Uložit

Příznak "Faktura nenalezena"​

Tento příznak se automaticky nastaví na transakci v následujících případech:

  1. Chybějící symboly - Transakce nemá ani VS ani SS
  2. Duplicitní symboly - Existuje více faktur se stejným VS (v posledních 15 dnech)
  3. Žádná shoda - Systém nenašel žádnou fakturu s odpovídajícími symboly
Upozornění

Transakce s příznakem "Faktura nenalezena" vyžadují manuální kontrolu. Systém je nemohl automaticky spárovat a je potřeba je zkontrolovat ručně.

Kontrola nepárovaných transakcí​

Pro kontrolu nepárovaných transakcí:

  1. Použijte filtr Faktura nenalezena
  2. Projděte seznam nepárovaných transakcí
  3. Pro každou transakci:
    • Zkontrolujte variabilní symbol
    • Najděte odpovídající fakturu
    • Spárujte manuálně
Tip

Pravidelně kontrolujte nepárované transakce, ideálně jednou týdně. Čím dříve transakci spárujete, tím přesnější máte přehled o platbách.

Příjate platby na faktuře:

Po spárování transakcí s fakturou se platby zobrazí v panelu "Přijaté platby" na detailu faktury:

Panel přijatých plateb na faktuře

Stavy faktury po uhrazení:

Faktura částečně uhrazeno

Faktura uhrazeno

Typy transakcí​

Bankovní převod​

Standardní bankovní platba mezi účty.

Obsahuje:

  • Číslo protiúčtu
  • Název majitele protiúčtu
  • Banka protiúčtu
  • Variabilní symbol

Kartová platba​

Platba provedená platební kartou.

Obsahuje navíc:

  • Číslo karty (maskované)
  • Jméno držitele karty
  • Místo transakce

Import z e-mailu​

Některé transakce mohou být importovány z e-mailových notifikací banky.

Výhody:

  • Rychlejší než čekání na API sync
  • Okamžitá notifikace
  • Propojení se zdrojovým e-mailem

Zobrazení zdrojového e-mailu:

  1. Otevřete detail transakce
  2. Pokud byla importována z e-mailu, uvidíte pole Z e-mailu
  3. Klikněte na odkaz pro zobrazení původního e-mailu

Vyhledávání transakcí​

Podle variabilního symbolu​

Nejrychlejší způsob hledání:

  1. Klikněte do pole Variabilní symbol ve filtrech
  2. Zadejte VS
  3. Stiskněte Enter

Podle částky​

Pro hledání konkrétní platby:

  1. Otevřete pokročilé filtry
  2. Zadejte částku od/do
  3. Použijte filtr

Podle data​

Pro zobrazení transakcí v období:

  1. V poli Datum transakce vyberte období
  2. Nebo zadejte konkrétní rozsah dat
  3. Použijte filtr

Fulltextové vyhledávání​

Použijte globální vyhledávání (horní lišta):

  1. Zadejte VS, název protiúčtu nebo částku
  2. Systém najde odpovídající transakce

Běžné situace​

Zákazník zaplatil fakturu​

  1. Transakce se automaticky stáhne
  2. Systém najde fakturu podle VS
  3. Transakce se propojí s fakturou
  4. Faktura se označí jako uhrazená
  5. Dostanete notifikaci (pokud je zapnutá)

Faktura uhrazena - detail

Zaplatili jsme dodavateli​

  1. Transakce se stáhne jako odchozí
  2. Systém najde přijatou fakturu podle VS
  3. Transakce se propojí
  4. Přijatá faktura se označí jako uhrazená

Detail odchozí transakce

Neznámá příchozí platba​

  1. Transakce se stáhne, ale faktura není nalezena
  2. Transakce se označí jako "Faktura nenalezena"
  3. Zkontrolujte VS a název odesílatele
  4. Najděte odpovídající fakturu
  5. Spárujte manuálně

Částečná úhrada​

  1. Zákazník zaplatil pouze část faktury
  2. Transakce se propojí s fakturou
  3. Faktura zůstane částečně uhrazená
  4. Zbývající částka se zobrazí na faktuře

Faktura částečně uhrazena

Odpočty záloh​

Pokud zákazník platí zálohově, platby se automaticky odpočítávají od celkové částky faktury:

Odpočty záloh na faktuře

Přeplacení faktury​

Pokud zákazník zaplatí více, než je celková částka faktury, zobrazí se záporná hodnota v poli "Zbývá k úhradě":

Přeplacená faktura - záporný zůstatek

V tomto příkladu zákazník zaplatil o 50 000 CZK více. Přeplatek lze vrátit nebo použít na další faktury.

Tipy a triky​

Pravidelná kontrola​

Kontrolujte nepárované transakce alespoň jednou týdně:

  • Použijte filtr "Faktura nenalezena"
  • Spárujte všechny transakce
  • Vyřešte nejasnosti s účetním

Konzistentní VS​

Ujistěte se, že na fakturách používáte:

  • Unikátní variabilní symboly
  • Stejný formát VS
  • Vyplněný VS na všech fakturách

Notifikace​

Zapněte notifikace pro důležité účty:

  • Budete okamžitě informováni o nových platbách
  • Můžete rychle reagovat na nejasnosti
  • Lepší kontrola cash flow

Export dat​

Pro reporting nebo audit:

  1. Vyfiltrujte požadované transakce
  2. Klikněte na Exportovat
  3. Vyberte formát (CSV, XLSX)
  4. Stáhněte soubor

Řešení problémů​

Transakce se nespárovala automaticky​

Možné příčiny:

  1. VS na faktuře neodpovídá VS na transakci
  2. Faktura ještě není vystavená
  3. Částka se liší
  4. Více faktur se stejným VS

Řešení:

  • Zkontrolujte VS na faktuře
  • Ověřte stav faktury
  • Spárujte manuálně

Duplicitní transakce​

Příčina: Transakce byla stažena vícekrát

Řešení:

  1. Identifikujte duplicitu
  2. Smazejte duplicitní záznam
  3. Kontaktujte podporu, pokud se problém opakuje

Chybějící transakce​

Možné příčiny:

  1. Účet je neaktivní
  2. Transakce je mimo období automatického stahování
  3. Chyba API připojení

Řešení:

  1. Zkontrolujte stav účtu
  2. Stáhněte transakce manuálně
  3. Zkontrolujte internetbanking

Další kroky​

Po kontrole transakcí:

  1. Zkontrolujte faktury - Ověřte, že jsou všechny uhrazené faktury správně označeny
  2. Vyřiďte upomínky - Pro faktury po splatnosti bez platby
  3. Aktualizujte reporting - Pro cash flow a finanční přehledy

Často kladené otázky​

Mohu smazat transakci?​

Transakce lze smazat, ale nedoporučuje se to. Pokud je transakce chybná, raději ji odpojte od faktury a označte poznámkou.

Mohu upravit transakci?​

Většina polí transakce je readonly (jen pro čtení), protože reprezentují data z banky. Můžete však upravit propojení s fakturami a přidat poznámky.

Jak dlouho se transakce uchovávají?​

Transakce se uchovávají neomezeně dlouho. Pro archivní účely můžete exportovat data a následně smazat staré transakce.

Co když se částka na transakci liší od faktury?​

To může být způsobeno:

  • Kurzovými rozdíly (zahraniční platby)
  • Bankovními poplatky
  • Částečnou úhradou
  • Chybou v zadání

Zkontrolujte detaily a v případě potřeby kontaktujte zákazníka nebo banku.

Mohu přidat transakci manuálně?​

Ano, můžete vytvořit transakci manuálně, ale doporučuje se používat automatické stahování pro zachování integrity dat.