Přeskočit na hlavní obsah

Úkoly

Úkoly jsou klíčovým nástrojem pro správu činností a zodpovědností v systému AutoCRM. Slouží k organizaci práce, sledování pokroku a koordinaci týmu v rámci projektů a komunikace se zákazníky.

Co je úkol​

Úkol (Task) je samostatná činnost nebo akce, která má:

  • Jasný cíl: Co má být splněno
  • Přiřazeného uživatele: Kdo je zodpovědný za splnění
  • Termín: Kdy má být hotovo
  • Status: Aktuální stav (Nově vytvořený, Zahájený, Dokončený, atd.)
  • Prioritu: Důležitost úkolu (Nízká, Normální, Vysoká, Urgentní)

Typy úkolů​

Samostatné úkoly​

Úkoly, které nejsou propojeny s žádnou jinou entitou. Používají se pro:

  • Interní organizaci práce
  • Osobní úkoly
  • Obecné aktivity

Úkoly propojené s entitami​

Úkoly mohou být propojeny s:

  • Projekty: Projektové úkoly a milníky
  • Účty (Accounts): Aktivity související se zákazníkem
  • Kontakty (Contacts): Úkoly týkající se kontaktních osob
  • Příležitosti (Opportunities): Obchodní aktivity
  • Případy (Cases): Úkoly řešení problémů
  • E-maily: Follow-up akce po komunikaci

Hierarchie úkolů​

Úkoly mohou vytvářet hierarchickou strukturu:

  • Nadřazené úkoly: Hlavní úkol obsahující podúkoly
  • Podúkoly: Dílčí úkoly, které tvoří část většího celku
  • Závislosti: Vztahy mezi úkoly (dokončení jednoho úkolu je podmínkou pro zahájení druhého)

Propojení s projekty​

Projektové úkoly​

V kontextu projektů slouží úkoly k:

  • Plánování: Rozpad projektu na menší realizovatelné části
  • Přiřazení: Delegování zodpovědnosti členům týmu
  • Sledování: Monitoring postupu projektu
  • Koordinaci: Správa závislostí a milníků

Work Breakdown Structure (WBS)​

Hierarchická struktura úkolů umožňuje vytvoření WBS:

Projekt: Webová aplikace
├── Analýza (nadřazený úkol)
│   ├── Sběr požadavků
│   ├── Vytvoření wireframes
│   └── Technická specifikace
├── Design (nadřazený úkol)
│   ├── UI design
│   ├── UX testování
│   └── Schválení designu
└── Vývoj (nadřazený úkol)
    ├── Backend API
    ├── Frontend
    └── Testování

Milníky​

Speciální typ úkolů označujících významné body v projektu:

  • Konec fáze projektu
  • Schválení stakeholderů
  • Dodání klíčové funkcionality
  • Deadline

Použití úkolů​

Vytvoření úkolu​

  1. Z hlavního menu: Klikněte na Úkoly → Vytvořit úkol
  2. Z projektu: V detailu projektu → panel Úkoly → Vytvořit úkol
  3. Z jiné entity: Z detailu účtu/kontaktu/příležitosti → panel Úkoly → Vytvořit úkol
  4. Konverze z e-mailu: E-mail → Konvertovat → Vytvořit úkol

Povinná pole​

  • Název: Stručný popis úkolu
  • Přiřazený uživatel: Kdo úkol vyřídí
  • Datum splnění: Termín dokončení
  • Status: Aktuální stav úkolu

Volitelná pole​

  • Popis: Detailní popis úkolu
  • Priorita: Důležitost (Nízká, Normální, Vysoká, Urgentní)
  • Nadřazený úkol: Pro hierarchii úkolů
  • Projekt: Propojení s projektem
  • Týmy: Sdílení přístupu s týmy
  • Odhadovaná doba: Časový odhad na dokončení

Správa úkolů​

Statusy úkolů​

  • Nově vytvořený: Úkol byl vytvořen, ale práce ještě nezačala
  • Zahájený: Práce na úkolu probíhá
  • Dokončený: Úkol byl úspěšně splněn
  • Zrušený: Úkol byl zrušen před dokončením
  • Čeká: Úkol čeká na vstup nebo akci
  • Odložený: Úkol byl dočasně odložen

Priority​

  • Nízká: Nezávazné úkoly, které lze řešit později
  • Normální: Standardní úkoly s běžnou důležitostí
  • Vysoká: Důležité úkoly vyžadující brzké dokončení
  • Urgentní: Kritické úkoly vyžadující okamžitou pozornost

Filtrování úkolů​

  • Moje úkoly: Úkoly přiřazené aktuálnímu uživateli
  • Úkoly týmu: Úkoly přiřazené členům týmu
  • Aktivní úkoly: Nově vytvořené a zahájené úkoly
  • Dokončené úkoly: Splněné úkoly
  • Úkoly podle projektu: Filtrování podle konkrétního projektu
  • Úkoly podle priority: Urgentní, vysoká priorita
  • Úkoly podle termínu: Dnes, tento týden, tento měsíc, po termínu

Notifikace a připomínky​

Automatické notifikace​

Systém automaticky zasílá notifikace při:

  • Vytvoření nového úkolu
  • Změně přiřazení úkolu
  • Změně termínu nebo priority
  • Blížícím se termínu dokončení
  • Překročení termínu

Připomínky​

Lze nastavit připomínky:

  • Před termínem: 1 den, 2 dny, 1 týden před termínem
  • V den termínu: Připomínka v den dokončení
  • Vlastní čas: Přesně stanovený čas a datum připomínky

Notifikační kanály​

  • E-mail: Notifikace zasílané na e-mailovou adresu
  • In-app: Notifikace v systému AutoCRM
  • Push notifikace: Notifikace na mobilních zařízeních (pokud je mobilní aplikace nainstalována)

Opakující se úkoly​

Nastavení opakování​

Úkoly lze nastavit jako opakující se s různou frekvencí:

  • Denně: Každý den
  • Týdně: Každý týden (vybrané dny v týdnu)
  • Měsíčně: Každý měsíc (konkrétní datum)
  • Ročně: Každý rok (konkrétní datum)
  • Vlastní: Uživatelsky definovaný interval

Ukončení opakování​

Opakování lze ukončit:

  • Bez konce: Úkol se opakuje donekonečna
  • Po určitém počtu opakování: Např. 10x
  • K určitému datu: Opakování končí k danému datu

Správa opakujících se úkolů​

  • Dokončení instance: Označení jedné instance za dokončenou vytvoří novou instanci
  • Úprava série: Změna v jedné instanci se může vztahovat na všechny budoucí instance
  • Zrušení série: Zrušení opakování zastaví vytváření nových instancí

Zobrazení úkolů​

Seznam úkolů​

Standardní tabulkové zobrazení s možností:

  • Třídění podle sloupců
  • Filtrování podle různých kritérií
  • Hromadné akce (přiřazení, změna statusu, smazání)

Kanban Board​

Vizuální zobrazení úkolů podle statusů:

  • Sloupce pro jednotlivé statusy
  • Drag & drop pro změnu statusu
  • Barevné označení priorit
  • Filtrování podle projektu, uživatele, týmu

Kalendář​

Zobrazení úkolů v kalendářním pohledu:

  • Úkoly podle termínu dokončení
  • Barevné rozlišení priorit
  • Drag & drop pro změnu termínu
  • Integrace s jinými kalendářními událostmi (schůzky, hovory)

Gantt diagram​

V kontextu projektu zobrazení úkolů na časové ose:

  • Vizualizace délky trvání úkolů
  • Zobrazení závislostí mezi úkoly
  • Kritická cesta projektu
  • Milníky

Časové sledování​

Evidence času​

U každého úkolu lze evidovat:

  • Odhadovaná doba: Očekávaná doba na dokončení
  • Skutečně odpracovaná doba: Reálně strávený čas
  • Zbývající doba: Odhad zbývající práce

Time tracking​

  • Spuštění časovače: Zaznamenání začátku práce na úkolu
  • Zastavení časovače: Zaznamenání konce práce
  • Manuální zápis: Ruční zadání odpracovaného času
  • Export: Export odpracovaného času pro fakturaci nebo reporty

Spolupráce na úkolech​

Komentáře​

  • Přidávání komentářů k úkolům
  • Zmínky (@mentions) ostatních uživatelů
  • Historie diskuse k úkolu

Přílohy​

  • Nahrávání dokumentů souvisejících s úkolem
  • Propojení s dokumenty v systému
  • Verze příloh

Sledování (Following)​

  • Sledování změn na úkolu
  • Notifikace o změnách sledovaných úkolů
  • Možnost začít/přestat sledovat úkol

Delegování​

  • Změna přiřazeného uživatele
  • Historie přiřazení
  • Notifikace o delegování

Best Practices​

Tvorba úkolů​

  1. Jasný a výstižný název: Úkol by měl mít jasný cíl (např. "Připravit prezentaci pro klienta XYZ")
  2. Detailní popis: Popis by měl obsahovat všechny důležité informace pro splnění úkolu
  3. Realistické termíny: Nastavte dosažitelné termíny s rezervou
  4. Správná priorita: Neoznačujte vše jako urgentní
  5. Propojení s projektem: U projektových úkolů vždy propojte s projektem

Organizace​

  1. Používejte hierarchii: Rozdělte velké úkoly na menší podúkoly
  2. Nastavte závislosti: Pokud jeden úkol závisí na dokončení druhého, definujte to
  3. Pravidelně aktualizujte: Aktualizujte status a progress úkolů
  4. Využívejte týmy: Sdílejte úkoly s relevantními týmy
  5. Archivujte dokončené: Pravidelně procházejte a archivujte staré dokončené úkoly

Správa času​

  1. Prioritizace: Začněte s úkoly s nejvyšší prioritou a nejbližším termínem
  2. Time blocking: Rezervujte si bloky času pro konkrétní úkoly
  3. Denní review: Každý den zkontrolujte své úkoly na příští den
  4. Týdenní plánování: Každý týden naplánujte prioritní úkoly na celý týden

Integrace s ostatními moduly​

Projekty​

  • Automatické vytváření úkolů při vytvoření projektu
  • Šablony úkolů pro různé typy projektů
  • Synchronizace statusu projektu s dokončením úkolů

E-maily​

  • Konverze e-mailů na úkoly
  • Připojení e-mailové komunikace k úkolům
  • Automatické vytvoření úkolu z pravidel (workflow)

Kalendář​

  • Zobrazení úkolů v kalendáři podle termínu
  • Integrace s externími kalendáři (Google Calendar, Outlook)
  • Připomínky prostřednictvím kalendářních notifikací

Reporting​

  • Reporty výkonnosti týmu
  • Analýza dokončených úkolů
  • Sledování plnění termínů
  • Export dat pro analýzu
Klávesové zkratky
  • Ctrl + N: Vytvořit nový úkol
  • Ctrl + E: Editovat vybraný úkol
  • Ctrl + D: Označit vybraný úkol jako dokončený
  • Ctrl + F: Otevřít panel filtrů
Důležité

Úkoly po dokončení neprodleně označte jako "Dokončené", aby měli všichni členové týmu aktuální informace o stavu projektu.