Projekty
Entita Projekt je ústřední komponentou modulu Projektové řízení. Poskytuje komplexní možnosti plánování, sledování a řízení projektů včetně správy úkolů, sledování nákladů, správy příjmů a vizualizace časové osy.
Pro administrátory
Konfigurace modulu project-management verze 1.2.8
Tvorba projektu
Projekt lze vytvořit třemi způsoby:
1. Manuální vytvoření
Nejjednodušší způsob vytvoření projektu pomocí tlačítka Vytvořit Projekt.
2. Konverze z Příležitosti
- Otevřete detail příležitosti (Opportunity)
- Klikněte na Konvertovat → Vytvořit projekt
- Systém automaticky přenese:
- Název příležitosti → Název projektu
- Částku → Plánované příjmy
- Účet (Account) → Zákaznické údaje
- Související kontakty a dokumenty
3. Konverze z Nabídky
- Otevřete detail nabídky (Quote)
- Klikněte na Konvertovat → Vytvořit projekt
- Systém automaticky přenese:
- Název nabídky → Název projektu
- Položky nabídky → Položky projektu
- Celkovou částku → Plánované příjmy
- Účet → Zákaznické údaje
- Kontaktní osoby a dokumenty
Struktura projektu
Základní informace
- Název: Identifikace projektu
- Popis: Detailní popis rozsahu a cílů projektu
- Status: Aktuální stav projektu (Nový, V přípravě, Probíhá, Dokončený, Zrušený)
- Priorita: Důležitost projektu (Nízká, Normální, Vysoká, Urgentní)
- Typ: Kategorizace projektu (Interní, Zákaznický, Výzkum, atd.)
Časové údaje
- Plánované datum zahájení: Očekávaný začátek projektu
- Plánované datum ukončení: Očekávané dokončení projektu
- Skutečné datum zahájení: Reálný začátek prací
- Skutečné datum ukončení: Reálné dokončení projektu
Finanční údaje
- Plánované příjmy: Očekávané výnosy z projektu
- Skutečné příjmy: Realizované výnosy
- Plánované náklady: Očekávané náklady
- Skutečné náklady: Reálné náklady
- Měna: Měna projektu (CZK, EUR, USD, atd.)
- Ziskovost: Automaticky vypočítaná jako (Příjmy - Náklady) / Příjmy * 100%
Zákaznické údaje
- Účet (Account): Propojení se zákazníkem
- Kontakty: Související kontaktní osoby
- Fakturační adresa: Adresa pro fakturaci
- Dodací adresa: Adresa pro dodání
Klíčové funkce
Automatické výpočty
- Celkové náklady: Součet všech položek nákladů
- Celkové příjmy: Součet všech položek příjmů
- Zisková marže: (Příjmy - Náklady) / Příjmy * 100%
- Plnění rozpočtu: Skutečné náklady / Plánované náklady * 100%
- Progress: Procentuální dokončení projektu na základě dokončených úkolů
Podpora měn
- Každý projekt má vlastní měnu
- Položky nákladů a příjmů mohou být v jiné měně
- Automatické přepočty podle kurzů (pokud je modul Currency aktivní)
Stavy projektu
- Nový: Projekt byl vytvořen, ale ještě nezačal
- V přípravě: Projektová příprava (dokumentace, plánování)
- Probíhá: Aktivní realizace projektu
- Pozastavený: Dočasné pozastavení prací
- Dokončený: Projekt byl úspěšně dokončen
- Zrušený: Projekt byl zrušen před dokončením
Režimy zobrazení
Detail View
Standardní pohled s komplexními informacemi o projektu:
- Základní údaje
- Časové údaje
- Finanční údaje
- Zákaznické údaje
- Spodní panely s propojenými entitami
Plán View
Strukturovaný pohled na plánování projektu:
- Seznam úkolů s hierarchií
- Milníky projektu
- Závislosti mezi úkoly
- Rozložení práce (Work Breakdown Structure)
Board View
Kanban board pro vizuální správu úkolů:
- Sloupce podle statusů úkolů
- Drag & drop pro změnu statusu
- Barevné označení priorit
- Rychlý přehled práce
Gantt View
Časová osa projektu s Gantt diagramem:
- Vizualizace časové osy úkolů
- Zobrazení závislostí mezi úkoly
- Kritická cesta projektu
- Milníky a deadline
- Aktuální progress
Přepínání pohledů
Mezi pohledy lze přepínat pomocí tlačítek v horní liště detailu projektu.
Spodní panely (Bottom Panels)
Úkoly (Tasks)
- Seznam všech úkolů přiřazených k projektu
- Hierarchická struktura (nadřazené a podúkoly)
- Zobrazení statusu, priority a přiřazení
- Filtrování podle různých kritérií
- Možnost vytvoření nového úkolu přímo z panelu
Položky (Project Items)
- Detailní rozpis projektových položek
- Vlastní ceny a množství
- Propojení s produkty ze skladu
- Celková částka položky
- Možnost přidání poznámek
Náklady (Project Costs)
- Evidence všech nákladů projektu
- Kategorizace nákladů (Materiál, Práce, Služby, atd.)
- Plánované vs. skutečné náklady
- Propojení s fakturami dodavatelů
- Schvalovací workflow
Příjmy (Project Revenues)
- Evidence všech příjmů projektu
- Fakturované částky
- Zaplacené částky
- Propojení s prodejními fakturami
- Sledování pohledávek
Dokumenty
- Projektová dokumentace
- Smlouvy a přílohy
- Technické výkresy
- Fotografie z realizace
- Verze dokumentů
Historie
- Chronologický záznam všech změn v projektu
- Kdo a kdy provedl změnu
- Původní a nová hodnota
- Automatické sledování (Auditing)
Aktivity
- Stream aktivit souvisejících s projektem
- Schůzky, hovory, e-maily
- Interní poznámky a komentáře
- Zmínky (@mentions)
Související entity
Úkoly (Tasks)
- Hierarchie: Nadřazené a podřízené úkoly
- Závislosti: Vztahy "finish-to-start", "start-to-start", atd.
- Milníky: Klíčové body projektu
- Přiřazení: Zodpovědné osoby
- Časové odhady: Plánovaná doba trvání
- Sledování času: Odpracované hodiny
- Progress: Procentuální dokončení
Položky (Project Items)
- Produkty: Propojení s katalogem produktů
- Množství: Počet jednotek
- Jednotková cena: Cena za kus
- Celková cena: Automatický výpočet
- Poznámky: Doplňující informace
- Pořadí: Pro správné seřazení
Náklady (Project Costs)
- Typ nákladu: Kategorizace (Materiál, Práce, Služby, Subdodávky, Režie)
- Částka: Výše nákladu
- Datum: Kdy náklad vznikl
- Dodavatel: Kdo poskytl službu/materiál
- Faktura: Propojení s příjmovou fakturou
- Status: Plánovaný, Schválený, Zaplacený
Příjmy (Project Revenues)
- Typ příjmu: Kategorizace
- Částka: Výše příjmu
- Datum: Kdy příjem vznikl
- Faktura: Propojení s prodejní fakturou
- Status: Očekávaný, Vyfakturovaný, Zaplacený
Integrace s ostatními moduly
Účetnictví (Accounting)
- Automatické vytváření faktur z příjmů
- Propojení nákladů s příjmovými faktury
- Export do účetního systému
- Skladování účetních dokladů
Sklad (Warehouse)
- Rezervace materiálu pro projekt
- Výdejky ze skladu
- Sledování spotřeby materiálu
- Inventarizace projektových zásob
Výroba (Production)
- Vytváření výrobních zakázek z projektu
- Sledování výroby
- Materiálové toky
- Kapacitní plánování
E-mail
- Automatické notifikace o změnách v projektu
- E-mailová komunikace s účtem a kontakty
- Ukládání e-mailové komunikace k projektu
- Automatické odpovědi na dotazy
Vyhledávání a filtrování
Plnotextové vyhledávání
Vyhledávání v názvech a popisech projektů.
Filtrování
- Podle statusu: Nový, Probíhá, Dokončený, atd.
- Podle typu: Interní, Zákaznický, atd.
- Podle priority: Nízká, Normální, Vysoká, Urgentní
- Podle účtu: Projekty konkrétního zákazníka
- Podle přiřazeného uživatele: Moje projekty, projekty týmu
- Podle data: Začátek/konec v určitém období
- Podle ziskovosti: Ziskové, ztrátové projekty
Uložené filtry
Možnost uložení často používaných kombinací filtrů pro rychlý přístup.
Reporting a analýzy
Standardní reporty
- Přehled projektů: Seznam všech aktivních projektů
- Finanční report: Příjmy, náklady, ziskovost
- Časový report: Plánované vs. skutečné termíny
- Kapacitní report: Vytížení týmu
- Progress report: Stav dokončení projektů
Dashboard
- KPI projektu: Klíčové metriky na jednom místě
- Grafy: Vizualizace finančních údajů, progress
- Gantt: Časová osa projektu
- Varování: Překročené termíny, překročený rozpočet
Export
- Export do Excel, CSV
- Export Gantt diagramu do PDF
- Export reportů pro vedení
Best Practices
Plánování
- Definujte jasné cíle a rozsah projektu
- Rozdělte projekt na menší úkoly
- Stanovte realistické termíny
- Identifikujte závislosti mezi úkoly
- Naplánujte rezervy (buffer)
Sledování
- Pravidelně aktualizujte progress úkolů
- Evidujte všechny náklady průběžně
- Monitorujte odchylky od plánu
- Komunikujte změny s týmem
- Vedoucí projektů by měli kontrolovat stav minimálně týdně
Uzavření projektu
- Dokončete všechny úkoly
- Uzavřete všechny náklady a příjmy
- Archivujte dokumentaci
- Vyhodnoťte úspěšnost projektu
- Lessons learned pro budoucí projekty
Důležité
Projekt lze uzavřít (nastavit status "Dokončený") pouze pokud jsou dokončeny všechny úkoly a uzavřeny všechny finanční transakce.